Wareneingänge können auf Basis von elektronischen Lieferscheinen gebucht oder manuell angelegt werden. Im Rahmen des Wareneingangs werden die gelieferten Waren mit Hilfe von Quimus erfasst und die entsprechenden Lagerbuchungen vorgenommen. Beim Buchen eines Wareneingangs können optional Abholfachzettel für Kundenbestellungen ausgedruckt werden.

Lieferscheine können Sie mit Quimus nicht ausdrucken bzw. als PDF speichern. Für die Übersicht Ihrer Lieferscheine nutzen Sie bitte mein.Libri.

Überblick

Den  Wareneingang finden Sie im WWS unter dem Menüpunkt "Einkauf".

In der Übersicht werden Ihnen zunächst alle ungebuchten Wareneingänge bzw. die dazugehörigen Lieferscheine angezeigt . 

Sie sehen am Ende des Suchfelds die Trefferanzahl. 

In der Liste sehen Sie den Status, den jeweiligen Lieferanten, die Lieferscheinnummer, das Lieferscheindatum, die Menge an Artikelpositionen und den Gesamtwert des Lieferscheins. 

Wareneingang mit elektronischem Lieferschein

Wenn Sie über Quimus mit den Bestellwegen "Libri/Anabel/Nordbuch/Könemann" bestellt haben, werden für den Wareneingang automatisch elektronische Lieferscheine erzeugt und in Quimus mit dem Status "ungebucht" angezeigt.

Erkennbar sind elektronische Lieferscheine an dem kleinen Symbol "ELS" an er Lieferscheinnummer.

Um diese zu verarbeiten, gehen Sie über den Stift am Ende der entsprechenden Lieferscheinzeile in den Lieferschein. 

Im oberen Bereich sehen Sie den Lieferanten, die Lieferscheinnummer (entspricht der Nummer des Papierlieferscheins), dem Lieferscheindatum. 

Im mittleren Bereich sehen Sie die Wareneingangspositionen, also die Artikel auf dem Lieferschein.

Die Spalten sind editierbar, so dass Sie die Darstellung und damit die Informationen anpassen können. Dies können Sie über das linke Zahnrad oben rechts über der Liste einstellen. 

Die Standardeinstellung zeigt die Zeilen-Nr., den Status, den Titel, die Artikelnummer, den Preis, den Mehrwertsteuersatz, die Warengruppe, die Menge der gelieferten Exemplare, bei Titeln, die nicht lieferbar sind, ob die Position vorgemerkt ist und den entsprechenden Meldeschlüssel. 

Dazu wird immer die Artikelschnellinfo, der Editier-Stift und die Mülltonne zum Löschen der Position angezeigt. 

Der Bereich "Wareneingangsposition hinzufügen" ist bei elektronischen Lieferscheinen nicht relevant.

In der Fußzeile sehen Sie die Gesamtsumme der Exemplare, die Menge an Positionen und die Gesamtsumme des Lieferscheins sowie den Knopf fürs Verbuchen des Lieferscheins und das Lösch-Symbol (Mülleimer). 

Fehlende Ware zu einem elektronischen Lieferschein

Es kann leider immer passieren, dass ein Artikel oder eine ganze Wanne nicht geliefert wird.

Ist klar, dass die Ware nicht mehr (nach-)geliefert wird, löschen Sie die Position über die Mülltonne am Ende der Zeile  bzw. den kompletten Lieferschein über die Mülltonne oben rechts neben dem "Zurück-"pfeil bzw. dem Knopf zum Verbuchen des Lieferscheins.

Im Anschluss sollten Sie die Position(en) im Bestellmanagement schließen, damit Ihnen keine offenen Bestellpositionen angezeigt werden, die nicht mehr beliefert werden.

Artikel mit rotem X im Status (Verbrauchsmaterial etc)

Es gibt Artikel, die mit einem elektronischen Lieferschein geliefert werden, aber in Quimus nicht bekannt sind, da es sich nicht um Verkaufsware handelt (z.B. Remissionsetiketten, kostenfreie Zeitschriften).

Um den Lieferschein buchen zu können, müssen diese Positionen vorher vom Lieferschein gelöscht werden. Dazu klicken Sie einfach am Ende der Position auf den Mülleimer.

Elektronischer Lieferschein mit Meldeschlüsseln (Nuller-/0-Lieferschein)

Neben den Lieferscheinen, auf denen gelieferte Ware und vereinzelt nichtlieferbare Ware stehen, gibt es noch sogenannte "Nuller-Lieferscheine". Diese führen nur Titel auf, die derzeit nicht lieferbar sind und einen Meldeschlüssel haben.

Diese Lieferscheine erkennen Sie in der Übersicht am Gesamtwert "0,00€" und einer Positionsmenge von mindestens 1. 

Bitte buchen Sie diese Lieferscheine ebenfalls, damit Sie Ihren offenen Bestellungen die in diesen Lieferscheinen angegebenen aktuellen Meldeschlüssel zubuchen und damit stets sehen können, wieso eine Bestellung noch nicht bedient wurde.

Elektronischer Lieferschein von Verlagen

Mit Quimus steht Ihnen die Möglichkeit zur Verfügung, elektronische Lieferscheine für Verlagsware teilnehmender Verlage zu erhalten.

Um diese Funktion eingerichtet zu bekommen, wenden Sie sich bitte an unseren technischen Support. 

Bitte beachten Sie, dass Sie für diese Funktion eine ILN/GLN benötigen. Wenn Sie eine offizielle Verkehrsnummer haben, können Sie diese ggf. beim Börsenverein erfragen.

Sollten Sie keine offizielle Verkehrsnummer haben, können Sie diese über diese Seite kaufen: Unsere GLN Angebote für Ihr Unternehmen | GS1 Germany 

Weitere Informationen zu elektronischen Lieferscheinen von Verlagen können Sie hier nachlesen: ELS von Verlagen

Manueller Wareneingang

Wenn Sie Ware verbuchen möchten, zu der Sie keinen elektronischen Lieferschein haben, können Sie einen manuellen Wareneingang anlegen.

Sie können einen manuellen Wareneingang auch anlegen und später buchen. Dieser wird bis zum Buchen mit dem Status "ungebucht" in der Übersicht angezeigt.

Klicken Sie in der Übersicht einfach auf das kleine Plus rechts über dem Suchfeld.

Es öffnet sich die Wareneingangsmaske.

Im oberen Bereich geben Sie die Lieferscheininformationen ein. Alle Angaben sind verpflichtend. Das Lieferscheindatum können Sie eintippen (TT.MM.JJJJ) oder über den Kalender auswählen. 

Solange das Lieferscheindatum vom aktuellen Monat ist, können Sie auch einfach den Tag eintragen. Quimus ergänzt das Datum.

Im Bereich "Wareneingangspositionen" werden alle eingegebenen Positionen angezeigt. Die Spalten sind editierbar (siehe "Wareneingang mit elektronischem Lieferschein").

Um Positionen hinzuzufügen, gibt es drei Möglichkeiten.

Sie können die Artikelnummern einzeln eintippen bzw. scannen, Titel aus der Bibliografie suchen  oder aus einer Datei mehrere Artikelnummern gleichzeitig hinzufügen.

Wenn Sie über "Artikel aus Bibliografie hinzufügen" gehen, öffnet sich die Bibliografie. Sobald Sie einen oder mehrere Titel (für verschiedene Suchbegriffe müssen Sie den Weg mehrfach gehen) ausgewählt haben, erscheint eine kleine Leiste im unteren Bereich. Dort können Sie den/die Artikel in die Bestellmaske einfügen.

Bei "Mehrere Artikel hinzufügen" öffnet sich ein Pop-Up-Fenster, in das Sie EAN und Mengen hineinkopieren können. Um die Mengen anzugeben, können Sie diese entweder mit einer Leerzeile, einem Komma oder einem Semikolon hinter der EAN schreiben. Fehlerhaft getrennte EAN und Mengen erzeugen eine Fehlermeldung und werden nicht übernommen. 

Sie können auch beim manuellen Wareneingang Teilmengen und Meldeschlüssel eingeben. 

Artikel mit rotem X im Status (Artikel nicht im Artikelstamm vorhanden)

Möchten Sie Ware verbuchen, die weder im Libri-Katalog vorhanden ist noch von Ihnen als eigene Artikel angelegt wurde, weist ein rotes X darauf hin. Diese Artikel können Sie nicht einbuchen, bevor Sie sie nicht angelegt haben.

Fügen Sie eine einzelne solche Position hinzu, öffnet sich direkt ein Pop-Up-Fenster, in dem Sie die fehlenden Daten hinzufügen können. Bitte füllen Sie alle mit Sternchen gekennzeichneten Felder.

Fügen Sie mehrere unbekannte Artikel gleichzeitig hinzu, öffnet sich das Pop-Up-Fenster für die letzte Position. Alle anderen Artikel müssen Sie danach pflegen, indem Sie bei jeder Position über den Stift am Ende der Zeile gehen und damit das Pop-Up-Fenster öffnen.

Verbuchen von Lieferscheinen (ELS und manueller Lieferschein)

Um den Wareneingang zu buchen, klicken Sie in der Lieferscheinmaske auf den Knopf "Wareneingang buchen". 

Es erscheint ein Pop-Up-Fenster, dass darüber informiert, wie viele Exemplare in wie vielen Positionen mit welchem Gesamtwert gebucht wurden.

Zusätzlich wird angezeigt, wie viele Kunden- bzw. Lagerbestellungen zugeordnet wurden, ob es interne Hinweise bzw. Bestellzeichen gibt. 

Aus dem Pop-Up-Fenster heraus können Sie ggf. Abholfachzettel drucken, sich die Details des Wareneingangs noch einmal anschauen (Sprung zurück in die Eingabemaske) oder zu den zugeordneten Bestellungen springen.

Gebuchte Wareneingänge können nicht korrigiert werden. 

Zugeordnete Bestellungen

Je nach Bestellweg und Wareneingang (ELS bzw. Papierlieferschein) prüft Quimus, ob es zu den Wareneingangspositionen offene Bestellungen gibt und ordnet diese zu.

In der Tabelle sehen Sie, welche offenen Bestellungen bei der Zuordnung beim Wareneingang berücksichtigt werden. 

Bei Kundenbestellungen werden zusätzlich noch Reservierungen angelegt.

Wenn Sie nach dem Buchen des Wareneingangs auf "Zugeordnete Bestellungen" gehen, können Sie prüfen, welche Artikel für Kund*innen bestellt wurden und ob es ggf. interne Hinweise an den Bestellungen gibt. Bestellungen mit Hinweisen erkennen Sie an der Glocke. 

Über das Auge am Ende der Positionen können Sie die zugeordnete Bestellung aufrufen.

Möchten Sie im Nachgang prüfen, welche Bestellungen einem bestimmten Wareneingang zugeordnet wurden, suchen Sie sich den entsprechenden Lieferschein in der Übersicht des Wareneingangs heraus. Da es sich um einen bereits gebuchten Wareneingang handelt, denken Sie daran, den Filter "ungebucht" zu entfernen.

Abholfachzettel bzw. vorläufiger Abholfachzettel

Möchten Sie nach dem Wareneingang den Abholfachzettel drucken, können Sie dies entweder über das Pop-Up-Fenster nach dem Buchen machen oder im Nachgang. 

Rufen Sie sich über die Übersicht des Wareneingangs den entsprechenden Lieferschein auf (da es sich um einen gebuchten Lieferschein handelt, entfernen Sie den Filter "ungebucht"). 

Klicken Sie auf das Drucker-Symbol rechts oben. Die Abholfachzettel werden als PDF heruntergeladen und können nun gedruckt werden. 

Möchten Sie nur den bzw. die Abholfachzettel für eine Bestellung nachdrucken, rufen Sie sich über WWS-Bestellmanagement die entsprechende Bestellung über das Auge am Ende der Bestellposition auf. 

Über das rechte Druckersymbol rechts oben können Sie die Abholfachzettel für die Bestellung drucken. 

Es ist nicht möglich, nur das PDF einer einzelnen Bestellposition zu erstellen, wenn die Bestellung mehrere Positionen enthält.

Die Abholfachzettel können nicht sortiert werden. 

Bestellstatus

Nach dem Wareneingang ändert sich der Bestellstatus der zugeordneten Bestellungen. 

Wareneingang suchen

Möchten Sie einen bestimmten Wareneingang bzw. Lieferschein suchen, können Sie das über das Suchfeld in der Übersicht der Wareneingänge machen. 

Sie können sowohl mit der Lieferscheinnummer als auch verschiedenen Begriffen oder der EAN suchen. 

Um einen gebuchten Lieferschein zu suchen, entfernen Sie den Filter "ungebucht" unter dem Suchfeld.

Über die erweiterte Suche können Sie weitere Filter hinzufügen.

Mehr Infos zur erweiterten Suche können Sie hier nachlesen: erweiterte Suche.

Falsch gebuchten Wareneingang korrigieren

Gebuchte Wareneingänge können nicht korrigiert werden. Sollten Sie z.B. eine zu große Menge eingebucht haben, korrigieren Sie den Bestand über die Bestandskorrektur.

Gelöschten Lieferschein wieder herstellen

Haben Sie aus Versehen einen (elektronischen) Lieferschein gelöscht, kann der technische Kundenservice ihn noch einmal bereitstellen. Dies ist nur für ELS von Libri, Anabel, Nordbuch bzw. Könemann möglich, nicht für ELS von Verlagen.

Schulungsvideo zur Verbuchung elektronischer Lieferscheinen