Rechnung / Gutschrift

Das Fakturierungsmodul von Quimus finden Sie im Bereich WWS unter der Kategorie „Verkauf“ durch Auswahl des Menüpunktes „Rechnung / Lieferschein“.

Eine Rechnung dokumentiert den Verkauf von Waren und Dienstleistungen an Ihre Kund*innen. Gutschriften dokumentieren die Erstattung von Waren und Dienstleistungen. Im ersten Teil dieses Artikels beschreiben wir den Prozess am Beispiel einer Rechnung. Am Ende des Artikels weisen wir auf die Besonderheiten bei der Erstellung einer Gutschrift hin.

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, eine Rechnung in Quimus zu erstellen:

1. Manuelle Erfassung ohne Vorbezug: Dieser Vorgang wird weiter unten auf dieser Seite beschrieben.
2. Erstellung über den Fakturvorrat: Im Fakturvorrat befinden sich alle gebuchten, aber noch nicht fakturierten Kundenbestellungen. Außerdem enthält der Fakturvorrat die Positionen, für die Sie bei der Bestellung die Option „Kunde wünscht Rechnung“ gewählt haben. Dieser Vorgang wird auf der Seite Fakturvorrat beschrieben.

1. Manuelle Erfassung einer Rechnung ohne Vorbezug

Rechnung ohne Vorbezug

Wechseln Sie in Quimus auf die Seite WWS -> Verkauf -> Rechnung / Gutschrift. Um eine neue Rechnung zu erfassen, klicken Sie auf das „+“ Icon oben rechts und wählen Sie „Neue Rechnung“.

Im Bereich Rechnungsinformationen können Sie nun eine bereits vorhandene Kundin auswählen oder alternativ eine neue Kundin anlegen. Bitte beachten Sie, dass Rechnungen aus rechtlichen Gründen eine Empfängeradresse benötigen und diese in den Kundenstammdaten entsprechend gepflegt sein muss.

Neben der Kundenauswahl können Sie auch einen Hinweistext erfassen, der im Kopf der Rechnung angedruckt wird.

Die Belegnummer und das Belegdatum werden beim Buchen der Rechnung automatisch vergeben und können daher nicht geändert werden.

Überblick Rechnungs-Erfassungsmaske

Im Bereich „Rechnungsposition hinzufügen“ können Sie analog zu anderen Formularen in Quimus Artikel zur Rechnung hinzufügen. Dazu können Sie die Artikelnummer einscannen, Artikel aus dem Bibliografie hinzufügen oder mehrere Artikel auf einmal übernehmen.

Sie können auch eine Freitextposition hinzufügen, für die kein Artikel in Quimus angelegt sein muss.

Die hinzugefügten Artikel erscheinen auf der Karte „Rechnungspositionen“. Dort können Sie die Menge der einzelnen Positionen anpassen. Bei Bedarf können Sie auch den Preis, den Rabatt, den Steuersatz und den Positionstext, der auf der Rechnung gedruckt wird, ändern. Verwenden Sie den „Pfeil nach unten“-Button am Ende einer Rechnungsposition, um einen positionsbezogenen Hinweistext eingeben zu können.

Schließlich können Sie in der Fußzeile noch einen Freitext pflegen, der auf der Rechnung unter den Positionen gedruckt wird.

Beim Hinzufügen einer Rechnung besteht nun die Möglichkeit, den Rabatt zu ändern, nachdem die Position bereits eingefügt wurde.

Felder in Position überschreiben

Rechnung verbuchen

Durch das Verbuchen der Rechnung wird diese als Dokumentation des erfolgten Verkaufs unveränderbar in Quimus gespeichert. Gleichzeitig werden die zugehörigen Artikelbewegungen gebucht und die Bestände der entsprechenden Artikel angepasst. Bitte beachten Sie, dass die Verbuchung einer Rechnung nicht rückgängig gemacht werden kann.

Es besteht auch die Möglichkeit, Rechnungspositionen ohne Bewegung zu erfassen, indem die Option "Artikelbewegung" bei der Erstellung einer Rechnung sichtbar gemacht und das Häkchen entfernt wird. Diese Vorgehensweise ist besonders vorteilhaft, wenn der Bestellweg Direktversand ausgewählt wird.

Vor dem Buchen der Rechnung können Sie sich über das Icon „Vorschau Rechnung PDF“ (Auge-Icon) oben rechts auf der Seite eine Vorschau der Rechnung anzeigen lassen, die bereits genauso formatiert ist, wie die später gebuchte Rechnung.

Die eigentliche Verbuchung erfolgt schließlich über den Button „Rechnung buchen“ in der Fußzeile der Seite.

Nach erfolgter Buchung erhalten Sie eine Erfolgsmeldung und können die Rechnung über den Button „Rechnung herunterladen“ als PDF auf Ihren PC herunterladen und bei Bedarf sofort ausdrucken.

Bearbeitung einer Rechnung unterbrechen und später fortsetzen

Sie können die Bearbeitung der Rechnung vor dem Buchen jederzeit unterbrechen und zu einem beliebigen Zeitpunkt fortsetzen.

Um die Bearbeitung einer noch nicht verbuchten Rechnung fortzusetzen, gehen Sie zurück auf die Seite „Einkauf“ -> „Rechnung / Gutschrift“ im WWS-Bereich. Hier finden Sie eine Liste aller Rechnungen und Gutschriften, die beim Aufruf der Seite bereits auf den Status „ungebucht“ gefiltert sind. Wählen Sie die gewünschte Rechnung über das Stift-Icon („öffnen“) in der Spalte „Details“ aus. Die Bearbeitung der Rechnung kann nun fortgesetzt werden.

Sofern Sie die ungebuchte Rechnung nicht mehr benötigen, können Sie diese vor dem Buchen über das „Löschen“ Icon in der Kopf- oder Fußzeile entfernen.

Rechnungen nachdrucken

Um eine bereits verbuchte Rechnung nachdrucken zu können, steigen Sie ebenfalls über die Seite „Einkauf“ -> „Rechnung / Gutschrift“ im WWS-Bereich ein. Beim Aufruf der Seite ist immer der Filter „Status: ungebucht“ vorbelegt, sodass keine bereits gebuchten Rechnungen oder Gutschriften dargestellt werden. Entfernen Sie den Filter, indem Sie auf das „x“ Symbol in diesem Filter klicken oder in der erweiterten Suche den Filter „Status“ auf „gebucht“ setzen. Dadurch erscheinen in der Trefferliste gebuchte Rechnungen und Gutschriften. Sie können hier auch den Typ (Rechnung oder Gutschrift) auswählen.

Filter auf ungebuchte Rechnungen entfernen

Sie können die gesuchte Rechnung finden, indem Sie im Suchfeld z.B. nach dem Kund*innen-Namen, dem Titel, der Artikelnummer oder der Kundennummer suchen. Sie können auch die Filter in der erweiterten Suche verwenden und die Sortierung ändern, indem Sie auf die Spaltenüberschriften klicken.

Wenn Sie die gewünschte Rechnung gefunden haben, öffnen Sie diese, indem Sie auf das „Auge“-Icon („öffnen“) klicken. Klicken Sie anschließend im Kopf der Rechnung auf das Icon „Download“ („Rechnung als PDF herunterladen“), um das bei der ursprünglichen Verbuchung erzeugte PDF herunterzuladen und für den Ausdruck zu verwenden.

Gutschrift anlegen

Das Modul „Rechnung / Gutschrift“ kann auch zur Erstellung von Gutschriften verwendet werden. Dabei haben Sie die Möglichkeit, eine neue Gutschrift ohne Vorbezug zu erstellen oder die Erstellung einer Gutschrift auf Basis einer bestehenden Rechnung zu starten.

Um eine neue Gutschrift ohne Vorbezug zu erstellen, wählen Sie auf der Seite „Rechnung / Gutschrift“ das „+“ Icon („Neue Rechnung oder Gutschrift erstellen“) und klicken anschließend auf die Option „Neue Gutschrift“. Es öffnet sich ein Dialog zur Erfassung der Gutschrift, der von der Bedienung her der Erstellung einer Rechnung entspricht. Im Unterschied zur Rechnung wird die gutgeschriebene Ware jedoch Ihrem Lagerbestand gutgeschrieben.

Wenn Sie nicht möchten, dass die Ware beim Buchen der Gutschrift in Ihr Lager gebucht wird, können Sie dies verhindern, indem Sie das Häkchen in der Checkbox in der Spalte „Artikelbewegung“ bei der entsprechenden Position entfernen.

Das Buchen sowie das Nachdrucken einer Gutschrift funktioniert analog zur Rechnung.

Wenn Sie eine gesamte Rechnung gutschreiben möchten, unterstützt Sie Quimus bei der Erstellung der Gutschrift. Suchen Sie zunächst die bereits gebuchte Rechnung wie oben beschrieben. Wählen Sie anschließend in der Trefferliste oder in der Detailansicht der betreffenden Rechnung die Option „Gutschrift erstellen“. Dadurch wird die betroffene Kund*in sowie alle Artikel, Mengen und Preise automatisch in eine neue Gutschrift übernommen.