Bestandserfassung

Eine Bestandserfassung machen Sie immer dann, wenn Sie sämtliche Bestände erfassen möchten, z.B. für den Jahresabschluss. 

Das Buchen einer Bestandserfassung setzt sämtliche Bestände auf 0 zurück, die nicht bei der Bestandserfassung aufgenommen wurden. 

Für das Ändern einzelner Bestände nutzen Sie deshalb unbedingt die Bestandskorrektur. 

Im WWS unter Artikelmanagement kommen Sie in die Übersicht sämtlicher Bestandserfassungen, die Sie bisher mit Quimus gemacht haben. 

Gebuchte Bestandserfassungen erkennen Sie neben dem Status daran, dass bei den Details nur drei Punkte zu sehen sind. Ungebuchte Bestandserfassungen haben zusätzlich noch ein “Scancode”-Symbol. 

Vorbereitung Bestandserfassung

Welche Geräte bzw. Apps können Sie nutzen?

Es gibt verschiedene Optionen, Artikel aufzunehmen. Sie können Ihren üblichen Scanner nutzen, um damit direkt in Quimus zu arbeiten, Sie können die Daten mit einem MDE-Gerät aufnehmen oder Sie nutzen die App „4Scan“ auf Ihrem Smartphone. Bitte beachten Sie hier die Konfigurationshinweise auf der Supportseite des App-Betreibers.

Möchten Sie MDE-Scanner nutzen, empfehlen wir die Firma Lauer, bei der Sie die Geräte leihen können.  Bitte geben Sie an, dass Sie die Bestandserfassung mit Quimus machen möchten, so dass die Scanner dafür konfiguriert werden.

 https://www.lauer-inventurservice.de/inventur-im-einzelhandel/. 

Die Daten können Sie dann per Dateiimport in die Bestandserfassung übernehmen.

Für die Aufnahme können Sie an mehreren Rechnern gleichzeitig arbeiten. Auch die Kombination aus Scannen direkt in die Bestandsaufnahmemaske in Quimus und der Dateiimport mit MDE-Scannern oder der 4Scan-App ist möglich.

Reservierungen in Quimus prüfen

Prüfen Sie, ob alle Reservierungen in Quimus auch als physischer Bestand im Abholfach vorhanden sind. 

In den Reservierungen stehen auch Artikel, die Sie bereits auf einen Lieferschein/Faktur gesetzt haben, die noch nicht abgeschlossen, also gebucht sind. Für welchen Vorgang die Reservierung gilt, sehen Sie an der Spalte “Vorgang”. 

Heben Sie die Reservierungen über den Mülleimer am Ende der jeweiligen Zeile auf, sollte der physische Artikel nicht mehr vorhanden sein. 

Keine Bestandsbuchungen während der Bestandserfassung

Ab dem Start der Bestandserfassung bis zum Abschluss durch “Bestandserfassung buchen” dürfen keine Vorgänge mehr durchgeführt werden, die den Bestand verändern, also keine Wareneingänge, Verkäufe (über die Kasse bzw. Lieferscheine/Fakturen) und Bestandskorrekturen. 

Bestandserfassung anlegen und erfassen

Um eine neue Bestandserfassung anzulegen, gehen Sie ins WWS unter Artikelmanagement auf Bestandserfassung und klicken Sie auf das “Plus”-Symbol oben rechts über der Übersicht.

Beachten Sie, dass Sie nur eine ungebuchte Bestandserfassung zurzeit anlegen können. 

Wenn Sie an mehreren Rechnern arbeiten, legen Sie die Bestandserfassung an einem Rechner an und öffnen dann diese auf den weiteren Rechnern. 

Es öffnet sich ein Pop-Up-Fenster, in dem Sie die Bezeichnung der Bestandserfassung ändern können. Drücken Sie anschließend auf “Speichern”. 

Um mit der Erfassung zu beginnen, rufen Sie sich nun die neu angelegte Bestandserfassung auf, indem Sie auf das “Scancode”-Symbol am Ende der Zeile klicken. 

Es öffnet sich die Eingabemaske.

Wie Sie es von anderen Bereichen kennen (z.B. Bestellmaske), können Sie Ihre Artikeldaten auf verschiedenen Wegen einfügen. 

1. Tippen oder scannen Sie einzelne Artikel ein
2. Fügen Sie Artikel aus der Bibliografie hinzu. Sollte bei einem Artikel die EAN fehlen, können Sie hierüber bibliografieren und den Artikel für die Liste markieren
3. Fügen Sie Artikel über einen Dateiimport hinzu

Scannen/Tippen

Klicken Sie in das graue Feld mit dem Scancode. Beim Scannen können Sie die Bestandsmenge manuell in der Artikelliste ändern. Klicken Sie dafür auf das graue Mengenfeld am Artikel.

 Tippen Sie die Artikelnummer ein, können Sie die Menge direkt mitgeben, indem Sie hinter der EAN ein Komma und die Menge schreiben.

Klicken Sie enter, so dass der Titel in der Artikelliste im oberen Bereich erscheint. 

Sollte ein Titel in Quimus nicht bekannt sein, wird er mit einem roten X im Status gekennzeichnet. 

Direkt nach Eingabe der EAN erscheint ein Pop-Up-Fenster zur Anlage des Artikels. Füllen Sie alle mit * gekennzeichneten Felder aus und klicken Sie auf „Speichern“ (siehe auch „Fehlerhafte Datensätze“). 

Titel aus der Bibliografie hinzufügen

Klicken Sie auf “Artikel aus Bibliografie hinzufügen”. Quimus springt in die Suchmaske der Bibliografie.

1. Suchen Sie den Artikel 
2. Wählen Sie ihn über die Checkbox am Anfang der Zeile an.
3. Am unteren Bildschirmrand erscheint eine Fussleiste. Klicken Sie auf „Bestandserfassung“

Der Titel wird der Bestandserfassung hinzugefügt und Sie können weiter aufnehmen.

Dateiimport

Wenn Sie Artikel und Bestände über den Dateiimport einfügen möchten, klicken Sie auf „Dateiimport“. 

Ein Popup-Fenster erscheint. 

Klicken Sie in das Feld „Datei auswählen“ und suchen die gewünschte Datei in Ihrem Explorer (Dateiordner).   Wenn der Dateiname im Textfeld erscheint, klicken sie auf „Importieren“ (das kleine rote X dient dazu, die ausgewählte Datei aus dem Fenster zu entfernen. Es bedeutet nicht, dass die ausgewählte Datei nicht korrekt ist).

Achten Sie darauf, dass nur die Formate csv und txt importierbar sind.

Es erscheint ein Popup-Fenster, dass den Prozess anzeigt. Schließen Sie es nicht, solange der Import noch läuft.

Ist der Import erfolgt, erscheint eine Meldung, ob die Datei erfolgreich importiert wurde und wie viele Positionen angelegt werden konnten und wie viele fehlerhaft sind. 

Datensätze, die gar nicht erst importiert werden konnten, haben eine ungültige Artikelnummernlänge (nicht 13-stellig).

Sie können mehrere Dateien nacheinander importieren. Haben Sie den Import abgeschlossen, gehen Sie auf „Schließen“.

Fehlerhafte Datensätze

Sollten Sie Artikel in der Bestandserfassung haben, die Quimus unbekannt sind (aber eine 13-stellige Artikelnummer haben), werden diese mit einem roten X im Status gekennzeichnet.

Bei der Einzeleingaben von Artikeln durchs Scannen direkt in Quimus erscheint sofort ein Pop-Up-Fenster, in dem Sie alle relevanten Daten des Artikels eintragen können

Sind alle mit einem Sternchen gekennzeichneten Felder gefüllt, gehen Sie auf „Speichern“. Der Status des Artikels in der Titelliste wird ein grüner Haken. 

Möchten Sie die fehlerhaften Datensätze später gesammelt bearbeiten (siehe nächster Absatz), können Sie das Pop-Up-Fenster mit „Abbrechen“ schließen.

Um sich nur die fehlerhaften Datensätze anzeigen zu lassen, öffnen Sie die erweiterte Suche. 

1. Gehen Sie auf den kleinen Pfeil am Ende der Suchleiste über der Titelliste
2. Wählen Sie die Checkbox vor „Nur fehlerhafte Positionen“ an (die Checkbox „Nur durch aktuellen Benutzer erfasste Daten“ ist nicht relevant)
3. In der Titelliste werden nun nur die mit X gekennzeichneten Datensätze angezeigt. Bearbeiten Sie diese, indem Sie auf den Stift ganz rechts in der Artikelzeile gehen 

Die gefilterte Liste muss am Ende leer sein.

Bearbeiten Sie diese Datensätze nicht, werden die Bestände bei der Buchung der Bestandserfassung nicht berücksichtigt. 

Um die vollständige Titelliste wieder angezeigt zu bekommen, klicken Sie einfach auf das kleine x der Filterbeschreibung unter der Suchleiste. 

Wenn Sie mit der Aufnahme fertig sind, gehen Sie mit dem kleinen Pfeil rechts oben aus der Bestandserfassungsmaske. 

Bestandsaufnahme unterbrechen

Sie können jederzeit aus der Eingabemaske herausgehen, bereits getätigte Eingaben bleiben erhalten (auch, wenn Quimus geschlossen und der Rechner heruntergefahren ist). Um die Bestandserfassung erneut zu öffnen, gehen Sie wie oben beschrieben über das „Scancode“-Symbol.

Daten zusammenfassen

Um zu überprüfen, ob die aufgenommene Artikelanzahl und die Mengen plausibel sind, lassen Sie sich nun die Daten zusammenfassen.

Sollten Sie mit mehreren Rechnern arbeiten, fassen Sie die Daten nur an einem Rechner zusammen. Währenddessen sollten Sie auf allen weiteren Rechnern aus der Eingabemaske herausgegangen sein (über den kleinen Pfeil rechts oben). 

Klicken Sie dann auf die drei Punkte neben der ungebuchten Bestandserfassung. 

Wählen Sie den Punkt „Daten zusammenfassen“. 

Einzelne Datensätze, die aber denselben Artikel betreffen, werden nun zusammengefasst, so dass Sie die gesamt aufgenommene Menge eines Artikels angezeigt bekommen. 

Einzeldatensätze in der Bestandserfassung: 

Zusammengefasster Datensatz in der Zusammenfassung:

In der Zusammenfassung sehen Sie, wie der IST-Bestand ist (also die Mengen, die Sie in der Bestandserfassung eingetragen haben), der SOLL-Bestand (der bisherige Bestand in Quimus) und die Differenz. 

Hier werden nicht nur die in der Bestandserfassung erfassten Artikel angezeigt, sondern sämtliche Artikel, die im Artikelstamm angelegt sind und einen Bestand haben (SOLL-Bestand). 

Auch Artikel, die einen Minusbestand hatten, werden angezeigt. 

Um grundsätzlich zu schauen, ob z.B. zu hohe oder niedrige Mengen erfasst wurden (weil zum Beispiel aus Versehen eine EAN im Mengenfeld gelandet ist, beim Scannen ein Regal o.ä. doppelt aufgenommen wurde), können Sie die Spalten sortieren. Klicken Sie dazu einfach auf den Spaltennamen, z.B. „IST“. 

Ein Klick sortiert von niedrig nach hoch, ein zweiter Klick sortiert von hoch nach niedrig, ein dritter Klick stellt die Ursprungssortierung wieder her. 

Zusätzlich hierzu können Sie sich anzeigen lassen, welche Positionen überhaupt Differenzen haben, ab welcher Menge Differenzen angezeigt werden sollen und welche Titel in der Bestandsaufnahme nicht aufgenommen wurden, aber bisher einen Bestand in Quimus hatten (SOLL-Bestand).

Dazu öffnen Sie die erweiterte Suche in der Suchleiste über den kleinen Pfeil ganz rechts.

Sinnvoll ist es, nach jeweils einem Kriterium zu filtern. Um anschließend einen anderen Filter zu verwenden, gehen Sie einfach wieder in die erweiterte Suche und ändern das Kriterium. 

Um die vollständige Titelliste wieder angezeigt zu bekommen, klicken Sie einfach auf das kleine x der Filterbeschreibung unter der Suchleiste. 

Auch um zu prüfen, ob zum Beispiel ein Lagerort (Regal, Tisch, Lager) vergessen wurde zu scannen, nutzen Sie die Zusammenfassung. 

Um bestimmte Titel zu suchen, können Sie über die Suchleiste mit der EAN bzw. Stichworten aus dem Titel suchen. 

Diese Zusammenfassung können Sie sich herunterladen, indem Sie auf den Button „Herunterladen“ rechts unter der Titelliste klicken. 

Bestände vorm Buchen der Bestandserfassung korrigieren

Um Bestände zu korrigieren bzw. weitere Titel hinzuzufügen, verlassen Sie die Zusammenfassung entweder über den kleinen Pfeil rechts oben oder den Button „Verlassen“. Gehen Sie wieder in die Bestandserfassung und ändern Mengen bzw. fügen Titel hinzu. 

Das Zusammenfassen der Bestandserfassung hat keine Auswirkung auf die Artikelliste in der Bestandserfassung, sprich die einzeln aufgenommenen Positionen werden nicht zusammengefasst angezeigt.

Bestandserfassung buchen 

Wenn Sie alle Artikel aufgenommen und in der Zusammenfassung geprüft haben, buchen Sie die Bestandserfassung.

Sollten Sie mit mehreren Rechnern arbeiten, Schließen Sie auf allen weiteren Rechnern die Bestandserfassung. 

Gehen Sie aus der Bestandserfassungsmaske raus. 

1. Klicken Sie wieder auf die drei Punkte am Ende der Zeile der ungebuchten Bestandserfassung
2. Wählen Sie „Bestandserfassung buchen“

Quimus bereitet die erfassten Datensätze nun für die Buchung vor.

 Anschließend erscheint ein Pop-Up-Fenster, in dem die IST-Exemplare (in der Bestandserfassung aufgenommenen Mengen), die SOLL-Exemplare (bisherige Bestandsmenge in Quimus) und die Differenz dieser beiden Zahlen angezeigt werden. 

Falls Ihnen diese Zahlen nicht plausibel erscheinen, klicken Sie auf „Abbrechen“ und prüfen die Bestandserfassung erneut über die Zusammenfassung. 

Möchten Sie die Bestandserfassung abschließen, klicken Sie auf „Buchen“.

Sämtliche Bestände werden nun auf 0 gesetzt, die nicht bei der Bestandserfassung aufgenommen wurden!

Ein Pop-Up-Fenster erscheint, in dem Sie nun die Bestandserfassung exportieren können (dies ist auch nachträglich jederzeit möglich).

Sie brauchen noch weitere Unterstützung? 

Hier geht es zu der Videoanleitung zur Bestandserfassung:

https://support.libri.de/de/support/solutions/articles/101000515064-bestandserfassungs-schulung